Requesting holidays via email
It is time to plan for your holidays! You should inform your employer early enough about your plans to help coordinate and reduce potential scheduling complications between you and your colleagues. Since your request may clash with the plans of others, it could involve emailing back-and-forth. Below are a few examples of what to write and what to expect depending on the formality of your relationship.
A formal working relationship with your manager
Sehr geehrter Frau Groß,
Sie baten die Belegschaft darum, Ihnen einen Termin für den nächsten Urlaub mitzuteilen. Gerne möchte ich, wenn möglich, die ersten zwei Augustwochen Urlaub nehmen. Mit Herrn Dommayer habe ich mich bereits abgesprochen, er kann mich in dieser Zeit vertreten. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und hoffe, dass dieser Zeitraum möglich ist.
Mit freundlichen Grüßen
Franziska Lenz
Reply from manager:
Sehr geehrter Frau Lenz,
vielen Dank für Ihre Mail. Wäre es für Sie auch möglich, in den letzten zwei Augustwochen Ihren Urlaub zu nehmen? Anfang August erwarten wir nochmals einen großen Auftrag. Bitte fragen Sie Herrn Dommayer, ob seine Aufgaben es zulassen, dass er Sie in der zweiten Augusthälfte vertritt.
Mit freundlichen Grüßen
Gisela Groß
My reply:
Sehr geehrter Frau Groß,
vielen Dank für Ihre Antwort. Herr Dommayer kann mich nur in den zwei ersten Wochen vertreten. Er meinte, ab Mitte August ist dies leider nicht möglich. Herr Dommayer ist jedoch erfahren genug, um den neuen Auftrag zu bearbeiten. Ich werde alles für ihn vorbereiten. Bitte teilen Sie mir Ihre Entscheidung dazu mit.
Mit freundlichen Grüßen
Franziska Lenz
Reply from manager:
Sehr geehrter Frau Lenz,
vielen Dank für das Klären der Lage mit Herrn Dommayer. Wenn er für den Auftrag die Verantwortung übernimmt, genehmige ich Ihren Urlaub in den ersten zwei Augustwochen.
Mit freundlichen Grüßen
Franziska Lenz
A less formal working relationship with your manager but still using 'Sie'
Lieber Herr Mittelmeier,
wäre es möglich, dass ich meinen Resturlaub bereits diesen Monat nehme? Es sind dann noch Schulferien und ich kann mit den Kindern zu meinen Eltern fahren.
Herzliche Grüße
Franziska Lenz
Reply from manager:
Liebe Frau Lenz,
danke für Ihre Anfrage. Frau Bauer und Carolin Cacek sind in diesem Zeitraum bei einem Workshop, ich kann Ihnen nur die letzte Woche für Ihren Urlaub anbieten. Macht das für Ihre Pläne Sinn?
Viele Grüße
Markus Mittelmeier
My reply:
Lieber Herr Mittelmeier,
danke für Ihre schnelle Antwort. Eine Woche ist etwas knapp – kann ich den Donnerstag davor als Urlaub nehmen und am Freitag vom Homeoffice aus arbeiten?
Viele Grüße
Franziska Lenz
Reply from manager:
Liebe Frau Lenz,
wenn Sie am Freitag etwas länger arbeiten, dann können Sie gerne den Donnerstag als Urlaubstag nehmen.
Herzliche Grüße
Markus Mittelmeier
An very close working relationship with your manager
Liebe Anna,
kann ich im Juli drei Wochen Urlaub nehmen? Meine Schwester kommt dann aus dem Ausland zu Besuch. Es wäre toll, wenn das möglich ist.
VG
Franziska
Reply from manager:
Liebe Franziska,
im Juli sind Barbara und Caroline schon im Urlaub – dann sind Schulferien und sie können den Urlaub nicht verschieben. Kann deine Schwester dich im August besuchen?
HG
Anna
My reply:
Liebe Anna,
danke für deine Mail. Das ist leider nicht möglich, sie hat ihren Hin- und Rückflug bereits gebucht und kann nicht stornieren. David und Elizabeth können mich in der Zeit bestimmt vertreten. Ihre Abteilung hat dann weniger zu tun als sonst. Soll ich sie fragen?
HG
Franziska
Reply from manager:
Liebe Franziska,
wenn die zwei dich vertreten können, wäre es möglich. Ich werde direkt mit der Abteilung sprechen.
VG
Anna