Requesting help from your IT department
You recently joined your company and are setting up your new email client for remote work. You tried to follow the guidelines given on the company website, but somehow you cannot get it to work. Your email software (Thunderbird) is showing a specific error "Zeitüberschreitung der Verbindung mit Server mailhost.abc.de". You asked your immediate colleague but he also has no idea why. It is time to ask for expert help.
Notice that many English words are also used in technical communications, such as “Server”, “Port”, “Host” etc.
Describing problem to the IT
Sehr geehrter Herr Schmidt,
Ich versuche derzeit meinen Email-Client Thunderbird erfolgreich mit dem Server zu verbinden. Hierbei folge ich der Anleitung auf (www.abc.de/internal/email-setup). Leider zeigt mir Thunderbird dabei die Fehlermeldung “Zeitüberschreitung der Verbindung mit Server mailhost.abc.de”.
Die Serveradresse, Portnummer, etc. habe ich bereits, wie in der Anleitung beschrieben, überprüft. Es ist mir ebenfalls möglich, mich mit dem verwendeten Benutzernamen und Passwort auf den internen Teil der Firmenwebseite einzuloggen. Ich gehe daher davon aus, dass diese Angaben ebenfalls korrekt sind.
Anbei finden Sie einige Screenshots der Einstellungen und der resultierenden Fehlermeldung.
Haben Sie eine Idee, was das Problem sein könnte?
Mit freundlichen Grüßen
Franziska Lenz
A closer look
Sehr geehrter Herr Schmidt,
This is the very first time that I am emailing Herr Schmidt, and thus I use the formal salutation. If I had contacted him a few times in the past already, I would have used "Lieber Herr Schmidt" instead. See this post for more explanation.
Ich versuche derzeit meinen Email-Client Thunderbird erfolgreich mit dem Server zu verbinden. Hierbei folge ich der Anleitung auf (www.abc.de/internal/email-setup). Leider zeigt mir Thunderbird dabei die Fehlermeldung “Zeitüberschreitung der Verbindung mit Server mailhost.abc.de”.
Die Serveradresse, Portnummer, etc. habe ich bereits, wie in der Anleitung beschrieben, überprüft. Es ist mir ebenfalls möglich, mich mit dem verwendeten Benutzernamen und Passwort auf den internen Teil der Firmenwebseite einzuloggen. Ich gehe daher davon aus, dass diese Angaben ebenfalls korrekt sind.
When contacting the support (German or not), it is helpful to provide some concrete details about what steps you have taken and what error messages you have experienced. Screen-shots help immensly as well.
Haben Sie eine Idee, was das Problem sein könnte?
Here I end the email with a simple, polite, but concrete question, one that clearly indicates an expectation for the recepient to answer, even though it should be obvious from the body of the email that I needed their help.
Mit freundlichen Grüßen
Franziska Lenz
Again, if this wasn't the first communication, I would have used the less formal "Viele Grüße".
Possible reply from the IT
Liebe Frau Lenz,
könnten Sie das über VPN noch einmal probieren?
aus Sicherheitsgründen ist der externe Zugriff auf den Mail Server derzeit nur über VPN möglich. Bitte nutzen Sie "vpn.abc.de" mit Profil "General".
Nähere Informationen zu VPN finden Sie unter:
https://docs.abc.de/doc/vpn/index.html
Grüße
Sebastian Schmidt
A closer look
Liebe Frau Lenz,
Note that the other party has offered to reduce the formality. From now on, it is safe for me to use "Lieber Herr Schmidt" in future correspondence.
Grüße
Sebastian Schmidt
Although the formality has been slightly reduced, Herr Wagner and I are still not on first-name basis, and the email is still signed with the full name — something I should do as well in future correspondence.
Lieber Herr Schmidt,
es hat geklappt, vielen Dank für den Hinweis!
Viele Grüße
Franziska Lenz